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Qu’est-ce que la Car Policy ?

La Car Policy est la politique automobile d’une entreprise. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle est fortement recommandée lorsque la flotte de véhicules atteint un certain seuil, généralement à partir de 50 véhicules. Cette politique englobe l’ensemble des règles de gestion du parc automobile de l’entreprise. La mise en place d’une Car Policy présente de nombreux avantages pour les dirigeants, les employés et l’image globale de l’entreprise.

L’Équilibre Essentiel

Lors de la constitution de sa flotte automobile, une entreprise doit trouver un équilibre délicat entre différents éléments. Le « Total Cost of Ownership » (TCO), c’est-à-dire l’ensemble des coûts de possession, doit être pris en compte. Des questions comme la propriété ou la location de la flotte, les contrats d’assurance, et l’entretien des véhicules sont cruciales. De plus, les impératifs environnementaux, avec des incitations fiscales pour les véhicules à faibles émissions de CO2, jouent un rôle majeur dans les décisions.

Le choix des véhicules résulte souvent d’une négociation entre l’entreprise et les constructeurs automobiles ou les sociétés de location. La Car Policy doit être régulièrement mise à jour pour refléter l’évolution des modèles disponibles sur le marché et des évolutions législatives. Elle peut également influencer l’image de l’entreprise en privilégiant certaines marques ou en évitant des modèles trop controversés.

Droits et Devoirs Définis

La Car Policy doit définir quel véhicule est attribué à quel collaborateur en fonction de ses besoins. Les commerciaux, les techniciens et les dirigeants n’ont pas les mêmes exigences en matière de véhicules, et la politique doit en tenir compte. Elle doit également spécifier les conditions d’utilisation des véhicules, notamment pour un usage privé. Par exemple, peut-on utiliser le véhicule le week-end, et qui d’autre peut le conduire ?

Au-delà de la simple attribution, la Car Policy encadre les droits et les devoirs des employés et de l’employeur pour éviter les litiges et les malentendus. Elle définit les règles d’utilisation, telles que la zone géographique autorisée ou la limite de kilométrage, ainsi que les procédures d’entretien et les éventuelles sanctions en cas de non-respect des règles. Elle prévoit également les protocoles à suivre en cas de problèmes tels que le vol, la panne ou un accident. Une Car Policy bien conçue combine donc des règles précises pour maîtriser les coûts et une certaine flexibilité pour s’adapter aux besoins des employés.

Check-list pour une Car Policy Efficace

En résumé, voici quelques éléments clés à définir pour une Car Policy efficace :

• Les règles d’attribution des véhicules en fonction des catégories d’employés.
• La zone géographique autorisée, la durée et le nombre de kilomètres permis.
• Le budget carburant et les règles de sécurité.
• Les règles pour l’utilisation privée des véhicules, y compris le week-end et les conducteurs autorisés.
• Les modalités en cas de changement de véhicule ou de poste.
• Les procédures d’entretien et les actions à prendre en cas de problèmes (vol, panne, accident).

Ces conditions d’utilisation, signées par les collaborateurs, garantissent une compréhension claire de toutes les règles à respecter.

Du côté de l’entreprise, la Car Policy offre plusieurs avantages, notamment :

• Faciliter la gestion de la flotte.
• Déterminer les marques et modèles de véhicules appropriés.
• Réduire le Total Cost of Ownership.
• Réaliser des économies en définissant le nombre optimal de véhicules.
• Renouveler la flotte régulièrement, en incluant des véhicules électriques ou hybrides rechargeables pour améliorer le bilan carbone de l’entreprise.

En conclusion, une Car Policy bien conçue est le fruit d’une réflexion collective impliquant la direction générale, les achats, les ressources humaines, les départements concernés et la direction financière. Elle contribue à une utilisation plus efficace et plus responsable des véhicules de l’entreprise.

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