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Peu importe l’outil utilisé, le processus de commande de véhicules représente la tâche la plus lourde pour le gestionnaire de parc. En effet, ce dernier doit superviser chaque étape de la commande des véhicules, en assurant la coordination entre les différents intervenants tels que le loueur, les employés, l’assureur, les bénéficiaires…

De plus, il doit fournir régulièrement des rapports sur l’avancement des commandes à toutes les parties impliquées, notamment aux conducteurs 

Le processus se divise en trois étapes principales :

• Anticipation des renouvellements et commandes
• Suivi des commandes
• Gestion des livraisons

Étape n° 1 : Anticipation des renouvellements et commandes

Pour une commande comprenant plusieurs véhicules, le gestionnaire de flotte peut proposer une approche basée sur des éléments préalablement convenus avec le loueur et l’entreprise. En résumé, il élabore un catalogue spécifique permettant aux employés de choisir parmi une sélection de véhicules définie en amont, en fonction de critères principalement RH et/ou opérationnels.

Les tâches à accomplir comprennent :

• Analyse du parc et des échéances de contrat.
• Validation interne des véhicules à renouveler.
• Choix du collaborateur sur son véhicule
• Benchmark loueur
• Validation de la commande
• Confirmation de la commande
• Réception de la date prévisionnelle de livraison
• Ajustement des contrats en cours si nécessaire

Étape 2 : Suivi des commandes

Pendant cette phase, le gestionnaire doit contrôler l’avancement des commandes, gérer les imprévus et maintenir une communication étroite avec le loueur. Un suivi rigoureux permet d’anticiper les anomalies ou les erreurs éventuelles.

Les responsabilités incluent :

• Suivi régulier des commandes avec le loueur
• Vérification des délais de livraison annoncés et gestion des retards
• Surveillance du bon déroulement des étapes préparatoires à la livraison chez le loueur
• Gestion des anomalies survenues depuis la passation des commandes
• Réalisation de rapports réguliers

Un document de suivi des commandes des véhicules doit être établi dès la passation des commandes et mis à jour jusqu’à la mise à la route de tous les véhicules.

Étape 3 : Gestion des livraisons

Au cours de cette dernière étape, le gestionnaire de parc doit organiser et prendre en charge les différentes actions précédant la mise à la route des véhicules, telles que l’assurance, la constitution et l’envoi des pochettes aux collaborateurs.

Les tâches impliquent :

• Assurer l’assurance des véhicules
• Préparer les pochettes (incluant les vignettes Crit’Air, les cartes vertes, les badges…) avant de les envoyer à chaque conducteur
• Informer le conducteur et transmettre sa procédure de livraison
• Réception du PV de livraison
• Mise à la route du véhicule

Un document de livraison des véhicules doit consigner toutes les informations nécessaires à la mise à la route pour chaque véhicule, et ce, dès la préparation des premières livraisons jusqu’à la livraison du dernier véhicule.

Il est important de noter que les délais annoncés sont souvent ajustés en fonction des délais de fabrication et de livraison des véhicules.

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